حرکت از کاغذ به نرم افزار
در ميان انبوه اطلاعات سازمان نيافته، دستيابی به داده های دلخواه، كاری است زمان بر و دشوار.
دشواری و كندی دسترسی به اطلاعات مورد نظر، می تواند به ميزان قابل توجهی از ارزش آن بكاهد؛ به گونه ای كه می توان گفت ارزش موجود بودن اطلاعات، هرقدر كامل و گسترده، اما بدون سازماندهی و سهولت در جستجو و دسترسی ، معادل با ارزش عدم وجود اطلاعات خواهد بود.
به علاوه زحمت نگهداری اطلاعات به شيوه سنتی و بر روی كاغذ، مزيد بر علت شده و ريسك خدشه دار شدن و از دست رفتن اطلاعات را در گذر زمان افزايش می دهد.
مناسب ترين راه حلی كه برای رفع اين مشكلات وجود دارد، اتوماتيزه كردن ذخيره، جستجو و بازيابی اطلاعات بوسيله نرم افزار كامپيوتر است.
نرم افزاری كه قابليت طبقه بندی و پردازش حجم بالای اطلاعات را با انعطاف پذيری بالا، كمترين خطای ممكن و در سريع ترين زمان فراهم سازد.
« فن آوری ديجِتالی می تواند فرآيندهای توليد و کل کسب و کار شما را دگرگون سازد. همچنین می تواند کارکنان را از دام فرآيند های کند و انعطاف ناپذیر کاغذ و قلمی رهايی بخشد. برپا ساختن نظامهای ديجِتالی، به کارکنان فرهيخته فرصت می دهد تا به آفرینشهای تازه ای دست بزنند. یک محل کار دیجیتالی را دفتر کار بدون کاغذ نامیده اند - عنوانی که پيشينه اش به سال 1973 می رسد. ...دیگر از توده ای کاغذ که آنچه را بخواهی نتوانی در آن پيدا کنی خبری نيست. دیگر برای یافتن یک آمار فروش و یا اطلاعات بازاریابی نیاز به ورق زدن ده ها کتاب و گزارش نداريد. همچنین، ديگر از اينهمه فرمهای جابجا شده، صورت حسابهای گم شده، ثبت های فراوان، چکهای ناپدید شده، و تاخير ناشی از ناتمام بودن کارهای کاغذی خبری نخواهد بود. »